Newsletter? Si, ma con la giusta pianificazione…

La pianificazione di un corretto mailing aziendale deve passare attraverso un pragmatico controllo sugli errori piu’ banali eventualmente contenuti nelle email, una prima fase di profilatura dei contatti, la prima importazione dei dati, la sensibilita’ alla quale sottoporre il primo invio e la delicatezza dei successivi invii.

Newsletter, Pianificazione iniziale prima dell’ importazione:

• L’ obiettivo e’ quello di avere o mantenere l’ archivio dei contatti pulito ed efficiente.

• E’ opportuno controllare l’intero database dei contatti alla ricerca di eventuali nominativi senza indirizzo email. Nel caso contattarlo e richiedere specificatamente il suo indirizzo email (meglio se tramite una pagina creata ad hoc, con i campi necessari e le informative delle norme sul rispetto della privacy).

• Controllare e verificare gli indirizzi email: accade che errori di digitazione degli indirizzi email portino a mail con errori formali. Nel tempo abbiamo visto che gli errori che frequentemente si commette sono:
  • La mancanza della chiocciola @ (es. infotuaazienda.it)
  • La presenza di piu’ di una chiocciola (d@ro**@tu********.it)
  • L’utilizzo errato del “www” (es. ww********@tu********.it)
  • L’utilizzo della virgola al posto del punto (es. d,ro**@tu********.it al posto di d.****@tu********.it )
  • L’inserimento errato del dominio (es. @otmail.com al posto di @hotmail.com – oppure in**@tu*******.it al posto di in**@tu********.it )
  • L’utilizzo di caratteri non supportati dal protocollo email (link ad altro post)

• In caso di indirizzi appartenenti alla stessa azienda (info@ commerciale@ etc) e’ opportuno valorizzarli con il nominativo del contatto.
• Controllo, ripulitura e validazione di tutti i campi eliminando caratteri (come spazi inutili, ritorno a capo, salto riga e cosi via..)

• Effettuare una prima profilazione generale. Si parte da Clienti, Fornitori e agenti, per proseguire a strutturare maggiormente i contatti. I clienti possono diventare, Gold, Silver o Bronze a seconda del loro fatturato oppure classificati per categoria merceologica di appartenenza (un orefice puo’ avere interessi differenti da una carpenteria).

Newsletter: Prima importazione e Il primo invio

• La prima importazione dei dati e’ una procedura delicata e tutto deve collimare, la struttura profilata dei contatti deve trovare nella piattaforma di invio un struttura speculare.
• E’ quello piu’ critico.
• In questa fase si avranno i segnali principali di forza del Brand aziendale.
• Aspettiamoci degli alti tassi di Bounce (piu’ i contatti sono “vecchi” e non aggiornati, maggiore sara la percentuale di bounce delle email inviate.
• Le statistiche ci permettono un controllo articolato sui primi segnali di azienda serie ed affidabile (riferito al Mailing, naturalmente):
  • Bounce rate (in tutte le sue sfumature)
  • Disicrizioni
  • Segnalazioni di Spam

Mail marketing: Dopo i primi invii

• Ad ogni successivo invio i contatti vengono sempre piu’ “ripuliti” e quelli che rimangono sono contatti forti, interessati. pronti ad interagire.
• Verifichiamo i contatti non attivi, quelli che non interagiscono, riorganizzandoli in un gruppo a se’ che verra’ utilizzato per comunicazioni mirate a rendere questi utenti attivi.
• Possiamo ora concentrarci sui contatti che sono attivi: che leggono le mail, che cliccano, che interagiscono con le nostre comunicazioni. Creando dei messaggi specifici per i loro interessi, possiamo aumentare il grado di “engagement” della comunicazione stessa.
• Inviare comunicazioni specifiche e mirate ai Contatti Non Attivi, cercando di renderli attivi con comunicazioni o promozioni studiate specificatamente per loro.

Mail marketing: Gestione degli Utenti Disiscritti o che segnalano Spam

• I Contatti che segnalano le nostre comunicazioni come Spam, nei sistemi piu’ evoluti, vengono automaticamente disiscritti: non e’ piu’ possibile inviare ulteriori comunicazione se non attraverso una attivazione manuale.
• La gestione degli utenti Disiscritti, deve essere attenta a non inviare ulteriori comunicazioni o informative.
• Un sistema avanzato permette la gestione di questo “limbo” di contatti, facendo si che non vengano, per errore, iscritti di nuovo.
• Infatti una successiva importazione, mal gestita, porterebbe all’ inserimento nei contatti attivi di un contatto che ha espresso una precisa richiesta di disiscrizione.
• L’invio erroneo di una mail al contatto disiscritto, verrebbe percepita come una violazione. Le possibili conseguenze? Il cliente segnala la nostra comunicazione come Spam (quindi la nostra reputazione si abbassa) oppure segnala direttamente all’ autorithy per la privacy l’avvenuta violazione.

Ma, a cosa servono tutti questi passaggi? Il vantaggio di una corretta pianificazione ci permette di avere una lista pulita, quindi un miglioramento del tasso di deliverability, ed un consequenziale aumento della reputazione. E voi? Siete pronti a partire?

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