Sito web: quali dati fiscali bisogna mettere

Spesso incontro persone che parlando di internet, utilizzano dei riferimenti come se Internet sia un altro mondo, qualcosa di separato e diverso da quello “reale”. Quasi come se le leggi al di qua’ siano diverse da quelle su “internet”. In realta’ ci sono delle indicazioni gia’ esistenti che permettano ai visitatori del tuo sito di comprendere chi hanno “davanti”.

Internet non è un mondo a parte, le leggi o gli obblighi valgono sia per le aziende che per il loro sito internet aziendale. Quindi il codice civile vale sia nel “mondo reale” che per il vostro sito internet. Se sulle tue fatture devi mettere le indicazioni previste dalla legge, perche’ lasci il tuo sito web sprovvisto? Sei a rischio di sanzioni anche importanti, solo perche’ mancano alcune indicazioni.

Importante: In questo articolo cerco di elencare i punti importanti ormai assodati, ma è chiaro che il tuo commercialista o il tuo Avvocato, sapranno darti indicazioni piu’ precise e mirate sul tuo specifico caso.

Quindi cosa prevede la legge e quali sono le indicazioni e dati che il tuo sito internet aziendale deve avere? Vediamoli insieme

Sito web quali dati fiscali

Partita iva sul sito web: Soggetti e posizione

Tutti i soggetti IVA sono tenuti ad indicare sul loro sito internet la partita IVA, anche nel caso in cui vengano utilizzati come promozione pubblicitaria o semplice “sito vetrina”. Le indicazioni rende sufficiente pubblicare la partita iva solo sull’ home page, ma l’ utilizzo (vediamo dopo) è solitamente nel posizionarlo nel footer o piede del sito.

In alcune situazioni, come per i siti personali o in modo piu’ specifico per i Blogger, non è richiesto che venga indicata la partita iva sui loro siti. C’e’ un aspetto che pero’ va valutato: Alcuni siti di questo sito inseriscono nelle loro pagine spazi pubblicitari come banner o link di network pubblicitari come ad esempio Google Adsense, oppure link di affiliazione a portali come Amazon o altri ancora. In questo caso per ogni click ed acquisto relativo, percepiscono un valore economico. In questo caso sarebbe opportuno sentire un commercialista per mettersi in regola.

Approfondimenti:

• Dal punto di vista tributario: DPR n. 633/1972, Art. 35 Comma 1 e la risoluzione Agenzia delle Entrate del 16/05/2006 n. 60
• Dal punto di vista Codice civile: Articolo 2199 Codice Civile, riguardo l’iscrizione Articolo 2250 Codice Civile, successivamente modificato dalla Legge 88/2009, con le disposizioni dell’Art. 42.

Oltre alla partita iva c’e’ da mettere qualcosa in piu’?

A seconda del tipo di forma societaria vi sono maggiori o minori indicazioni da inserire

Societa’ di Persone: SS, Snc, Sas – Per questo tipo di societa’, basate sui soci come elemento soggettivo delle stesse, le indicazioni sono quelle di indicare solo la partita iva. Quindi tutto sommato abbastanza semplice

Societa’ di capitali: Spa, Srl, Srls, Sapa – In questo caso le informazioni da riportare sono maggiori e piu’ complete, vanno indicati i seguenti dati:

• La ragione sociale completa
• La sede legale
• La partita Iva o il Codice Fiscale
• Inserire l’ indicazione delle sede dell’ ufficio del Registro presso la quale la vostra azienda è iscritta
• Il codice REA (Repertorio Economico amministrativo) o il Numero di iscrizione al registro delle Imprese
• Il capitale sociale o il valore dell’ ultimo bilancio che è stato versato
• Se l’ azienda ha un socio unico (solo Srl o Spa) deve essere indicato
• Se l’ azienda è in liquidazione deve essere indicato

Ditte individuali: Per queste aziende è importante indicare la partita iva ed aggiungerei anche il codice fiscale

Dove inserire nel sito queste informazioni?

Le indicazioni vengono riportate sull’ home page pero’, tipicamente, con i siti dinamici che utilizzano dei cms open source o proprietari, l’ utilizzo del piede o footer come area ideale di inserimento della partita iva e degli altri dati rende molto semplice e veloce questa modifica ed in modo globale su tutte le pagine del sito.

Rendere visibile in tutte le pagine la partita iva e gli altri dati societari è in ogni caso un accortezza aggiuntiva che permette la massima trasparenza. Infatti i visitatori del tuo sito non passano sempre dall’ home page, ma possono arrivare alle tue pagine anche direttamente, passando tramite i motori di ricerca come google o per altre attivita’ di promozione su landing page specifiche

Una nota sulle landing page, pagine di atterraggio, utilizzate per promuovere prodotti e/o servizi specifici come elemento finale di “arrivo” appunto, anche in queste pagine è opportuno riportare i dati visti poco sopra.

La Trasparenza, un valore aggiunto: Rendere visibili ed in chiaro i riferimenti fiscali concorre ad una maggiore sensazione di sicurezza del visitatore del tuo sito, che vede con tranquillita’ che la tua azienda esiste, è concreta e presente sia sul territorio con una sede, che online con il sito, la filiale virtuale.

Hai un ecommerce? Cosa c’e’ da fare in piu’

Per i siti ecommerce, le informazioni e l’ attenzione alle stesse è maggiore. Infatti si aggiungono le indicazioni riguardo la normativa sul commercio elettronico e della tutela dei consumatori. Parto dal presupporto che la vostra azienda sia gia’ attiva (se partite da zero, sentite il vostro commercialista per l’ iscrizione alla camera di commercio, presentazione della scia del vostro comune e le comunicazioni alla agenzia delle entrate). Quindi oltre ai dati da inserire nel sito a seconda del vostro inquadramento (societa’ di persone o capitali, ditte individuali) viste poco sopra vi sono ulteriori indicazioni aggiuntive, che sono: La ragione sociale o la denominazione aziendale, La sede legale oppure il domicilio fiscale (male non fa’ indicare anche l’ indirizzo del punto vendita), Telefono o email come Riferimenti per contattare facilmente il prestatore o venditore, Il numero di iscrizione al REA o al registro delle imprese e la La partita iva e/o il codice fiscale

Altre valutazioni aggiuntive:

• Se l’ azienda che vende online attraverso il suo ecommerce sia soggetta a concessioni, deve indicare anche gli estremi dell’ autorita’ di vigilanza competente (è quello che devono fare ad esempio le farmacie), Se sei un professionista, devi riportare anche le seguenti informazioni:
• Il numero di iscrizione all’ ordine professionale o istituzione al quale risulti iscritto
• Il titolo professionale e la nazione in cui è stato rilasciato
• vanno indicate anche le norme professionali, i codici di condotta vigenti, le modalita’ di consultazione

Inoltre per gli ecommerce vi sono anche ulteriori accorgimenti da adottare, come abbiamo scritto in questo articolo “Ecommerce: mettere a norma il sito tra codice del consumo e dati fiscali“ dedicato a per essere a norma secondo le indicazioni del Codice del consumo.

Deve essere riportata anche la Pec?

Per le aziende, le ditte individuali e i professionisti è diventata un obbligo di legge avere una Pec, casella di posta elettronica certificata. E permette una comunicazione “ufficiale” certificata appunto per comunicare sia con le istituzioni che con altre aziende.

In un primo ragionamento viene da pensare che sia obbligatorio inserire nel proprio sito internet anche la Pec fra i dati necessari. facendo un ragionamento, la pec, potrebbe essere considerata una sorta di “sede o domicilio virtuale” della vostra azienda e quindi, sulla base di questo ragionamento, in virtu’ dell’ articolo 2250 del codice civile (al comma1) si puo’ pensare che sia opportuno indicare anche la pec fra i dati necessari. in realta’ non c’e’ al momento una indicazione certa e che quindi non risulterebbe esserci un obbligo di indicare anche la pec fra gli obblighi.

In ogni caso dato che le valutazioni e le interpretazioni di legge possono esporci ad alcuni rischi, consiglio riportare anche la casella pec perlomeno nella pagina dei contatti purchè sia “in una sezione facilmente raggiungibile del sito”

Informativa privacy

La legge italiana prevede che su ogni sito web sia pubblicata un’informativa privacy chiara ed esaustiva che consenta all’utente di capire quali dei suoi dati vengono trattati, in che modo e per quale finalità. La quasi totalità dei siti web, infatti, raccoglie dati personali in maniera diretta o indiretta.

Si possono definire dati personali tutte quelle informazioni che identificano una persona fisica e la caratterizzano con dettagli circa le sue abitudini, il suo stile di vita, le sue relazioni.

Un sito web raccogliere dati personali in molti modi, tra cui:

• Pagine e mo di richiesta contatto;
• Richieste di preventivo;
• Iscrizione alla newsletter;
• La Registrazione a servizi come forum, aree riservate;
• Servizi di statistica Google Analytics o altri
• Widget o componenti dei Social Media;
• Cookies.

Se, quindi, un sito internet presenta uno o più di questi elementi è necessario avere un’informativa privacy.

Chi è il responsabile dell’informativa privacy?

Il responsabile dell’informativa della privacy è il titolare dell’azienda proprietaria del sito.

La web agency che realizza il sito, non è in alcun modo responsabile in materia di privacy, ma si deve solo limitare ad inserire l’informativa ricevuta nel sito su incarico esplicito della azienda proprietaria del sito. In caso d’omissione o errori le sanzioni possono oscillare tra i 6.000 e i 36.000 euro, vedi paragrafo seguente.

Come ottenere una corretta informativa privacy.

Copiare l’informativa privacy da un altro sito è una pratica non consigliata in quanto può avere pesanti conseguenze legali. Ogni sito raccogliere dati personali con modalità e scopi diversi, è pertanto necessario avere una privacy specifica per ogni sito. Copiare, inoltre, la privacy da un altro sito significa violare la proprietà intellettuale di chi l’ha scritta.

Le principali modalità per avere un’informativa privacy corretta sono:

• Rivolgersi ad un consulente specializzato in privacy, il risultato ottenuto sarà d’elevata qualità ma il lato negativo può essere rappresentato dai costi. E’ possibile reperire un consulente specializzato in privacy sul sito di Federprivacy (https://www.federprivacy.it/)
• Rivolgersi ad un avvocato esperto in privacy e protezione dei dati, anche in questo caso il risultato finale sarà ottimale, ma l’esborso rilevante.
• Usare modelli d’informativa privacy reperibili in rete e verificare che siano aggiornanti consultando il Codice in materia di dati personali e le linee guida pubblicate sul sito web del Garante della Privacy (www.garanteprivacy.it/) . Questa opzione è gratuita ma espone al rischio di errori e di conseguenti sanzioni.
• Utilizzare il generatore Iubenda (http://www.iubenda.com/it) che consente di creare un’informativa privacy selezionando da un elenco di servizi quelli utilizzati dal tuo sito web. E’ una soluzione economica e prevede la possibilità di contattare Iubenda (http://www.iubenda.com/it) per una consulenza a pagamento più completa, in questo caso i costi ammontano a quelli di un consulente per la privacy.

Bisogna, inoltre, considerare che se un sito è multi-lingua è necessario tradurre l’informativa privacy in tutte le lingue e sostenere la conseguente spesa.

Quando si rende necessaria la redazione o la revisione di un’informativa privacy, è una buona regola non concentrarsi solamente sullo spinoso tema delle sanzioni, ma cercare di fornire agli utenti un servizio più professionale e trasparente.

La Cookie policy

A partire dal 2 giugno 2015 è diventato obbligo informare in modo esplicito gli utenti del tuo sito web riguardo al fatto che il tuo sito possa utilizzare i cookie. I cookies sono dei piccoli file che i siti web utilizzano per memorizzare delle informazioni riguardo la navigazione sul tuo sito, anche a lungo termine.

Il Garante della Privacy, all’epoca ha fornito indicazioni precise: ogni sito che utilizza i cookie deve informare il visitatore del sito della presenza di strumenti di memorizzazione dei suoi dati di navigazione, attraverso l’ utilizzo di un banner specifico.

Nel caso in cui si tratti di cookies tecnici, allora è sufficiente la pubblicazione in una pagina specifica dell’ informativa.

Purtroppo, non tutti i siti web si sono adeguati a questa normativa, anche se gli strumenti anche gratuiti ci sono, come ad esempio le formule disponibili da parte di iubenda in modo specifico che mette a disposizione un sistema per la generazione di cookies policy e privacy policy (ed a breve anche gdpr).

Le Sanzioni

Queste sono le normative di legge alla quali è necessario attenersi. Chi non si adegua è soggetto a sanzioni, vediamole indicativamente :

• Non metti la partita iva ? Multa da 258€ a 2.065€
• Non metti in evidenza l’ informativa privacy ? Multa da minimo 6.000€ a massimo 36.000€
• Non metti l’ indicazione al consenso all’ utilizzo dei cookies ? Multa da circa 10.000€ a 120.000€

Il tocco finale: ecco la GDPR

Oltre alle indicazioni sopra definite, dal 25 Maggio 2018, è operativa la GDPR (General Data Protection Regulation) che è il nuovo regolamento sulla protezione dei dati personali. I responsabili dei siti internet avranno l’ obbligo di proteggere e tutelare le informazioni relative ad un stesso individuo. Ho scritto un articolo dedicato alla gdpr : “GDPR e siti web: il tuo sito web è in regola? scopri cosa serve sapere“

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