Cosa è importante sapere:La gestione dei registri rifiuti tramite Rentri richiede sistemi IT in grado di garantire conservazione digitale a norma, con integrità, tracciabilità e validità legale dei documenti.
L’indisponibilità del sistema RENTRI o della connessione Internet non è solo un problema operativo, ma un tema che coinvolge direttamente l’organizzazione dei sistemi informatici aziendali. Le indicazioni fornite dal decreto direttoriale n. 25 del 5 febbraio 2026 definiscono procedure precise, che richiedono alle aziende di essere preparate anche dal punto di vista IT.
Cosa cambia per le aziende
Quando il sistema RENTRI non è disponibile, le aziende devono passare temporaneamente alla gestione cartacea del formulario rifiuti (xFir). Questo passaggio non è opzionale, ma regolato da una procedura precisa che si attiva solo dopo comunicazione ufficiale dell’indisponibilità.
Durante questo periodo:
- il formulario viene gestito su carta;
- i dati non devono essere trasmessi al RENTRI;
- la documentazione deve essere comunque tracciata e conservata;
- al ripristino del servizio, si torna alla gestione digitale.
Questo implica che le aziende devono essere in grado di gestire una modalità “ibrida”, passando dal digitale al cartaceo e viceversa senza perdere coerenza nei dati.
Impatto sui sistemi informatici
Il primo impatto riguarda la continuità operativa. L’indisponibilità del sistema RENTRI o della connessione Internet può interrompere i flussi digitali, ma non sospende gli obblighi aziendali.
Di conseguenza, i sistemi IT devono supportare:
- Gestione delle interruzioni: prevedere procedure alternative in caso di blocco dei servizi;
- Allineamento dei dati: garantire che le informazioni gestite su carta siano coerenti con quelle digitali;
- Tracciabilità delle operazioni: mantenere evidenza delle attività svolte durante l’indisponibilità;
- Ripristino dei flussi: reintegrare correttamente i processi digitali al termine dell’evento.
Un aspetto rilevante è che il sistema RENTRI registra comunque la data di trasmissione, quindi eventuali ritardi o disallineamenti devono essere gestiti con attenzione.
Gestione documentale e PEC
Durante l’indisponibilità, la gestione dei documenti passa attraverso strumenti alternativi, in particolare la PEC. La copia del formulario deve essere trasmessa tramite posta elettronica certificata o tramite servizi di supporto.
Questo richiede che i sistemi aziendali siano in grado di:
- gestire correttamente l’invio e la ricezione di documenti via PEC;
- archiviare i documenti in modo ordinato e facilmente recuperabile;
- associare correttamente i documenti cartacei ai flussi digitali successivi.
Inoltre, la dichiarazione di indisponibilità della connettività Internet deve essere compilata e inviata entro tempi precisi, sempre tramite canali digitali.
Verifiche IT consigliate
Per gestire correttamente queste situazioni, è opportuno che le aziende effettuino alcune verifiche sui propri sistemi:
- Verificare la presenza di procedure di continuità operativa in caso di blocco dei sistemi;
- Controllare la gestione della PEC e l’archiviazione dei documenti;
- Assicurarsi che i dati possano essere ricostruiti e verificati anche in modalità cartacea;
- Verificare l’integrazione tra gestionale e processi manuali temporanei;
- Definire una procedura chiara per il ripristino dei flussi digitali.
Controlli e responsabilità
In caso di verifica da parte degli enti di controllo, l’azienda deve dimostrare la corretta gestione dell’indisponibilità. Questo significa poter esibire:
- la dichiarazione di indisponibilità della connettività;
- la documentazione cartacea correttamente compilata;
- la coerenza tra dati cartacei e dati successivamente trasmessi.
Dal punto di vista IT, questo richiede sistemi in grado di garantire integrità, tracciabilità e accessibilità delle informazioni, anche in condizioni operative non standard.
Le procedure previste in caso di indisponibilità del RENTRI evidenziano un aspetto fondamentale: la gestione dei rifiuti è ormai un processo digitale, ma deve essere supportato da soluzioni che garantiscano continuità anche in caso di interruzioni.
Per le aziende, questo significa dotarsi di sistemi informatici flessibili, integrati e in grado di gestire scenari alternativi, mantenendo sempre la conformità normativa e la coerenza dei dati.
